DATENSCHUTZORDNUNG

DATENSCHUTZORDNUNG
der
TG Blau-Weiss Meer e. V.

 in der revidierten Fassung vom 1. August 2024 

Datenschutz ist der TG Blau Weiss Meer e.V. sehr wichtig.
Als Datenverantwortlicher versichert der Vorstand, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten die Datenschutz-Grundrechte der Mitglieder angemessen berücksichtigt.

Diese Datenschutzordnung erfüllt die Vorgaben der  Datenschutzgrundverordnung (DSGVO),  die am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist.

  1. Was erfassen wir?

Als Verein erfassen wir grundsätzlich folgende personenbezogenen Daten unserer Mitglieder:

    • Name
    • Vorname
    • Anschrift
    • Geburtsdatum
    • Geschlecht
    • Telefonnummer
    • E-Mailadresse
    • Bankverbindung
    • Datum des Vereinseintritts
    • Mitgliedsstatus

Weitere Daten sind freiwillig und können von den Mitgliedern verweigert werden:

    • Familienstand*
    • Kinder/Eltern im Verein*
    • letzte Mitgliedschaft in einem anderen Verein*
    • Leistungsklasse
    • Mannschaftszugehörigkeit
    • sportliche Erfolge

(*: Diese Daten sind ggf. erforderlich, um von Sonderkonditionen zu profitieren.)

  1. Was machen wir mit den Daten?

Personenbezogene Mitgliederdaten werden ausschließlich zur Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses und zur Erfüllung des Vereinszieles – der Förderung des Tennissports – genutzt. Beispiele sind Einladung zu Versammlungen, Beitragseinzug, Organisation des Sportbetriebs.

Personenbezogene Mitgliederdaten sind zentral in einem Excel-Programm hinterlegt und auf einem PC gespeichert. Der PC ist gegen unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert (Passwort, Antiviren-Software).

Zugang zu den gespeicherten Daten haben ausschließlich der Kassenwart und der Vorstand.

  

  1. Wo veröffentlichen wir teilweise persönliche Daten?

Auf unseren Informationsplattformen, das sind zurzeit

    • die Vereins-Website,
    • soziale Medien wie Facebook und Instagram
    • die Aushängekästen im Vereinsheim,
    • das Foto-Jahrbuch, werden anlässlich besonderer Ereignisse (Medenspiele, Sommerfest, sonstige Clubaktionen) Berichte, Kommentare und Fotos veröffentlicht, die auch Auskunft über Name, Vereins- bzw. Mannschaftszugehörigkeit, Geschlecht und Alter einzelner Mitglieder enthalten können.

Für die Vereinswebsite bedienen wir uns eines Webhost-Unternehmens mit dem wir einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag gem. DSGVO geschlossen haben. Das Unternehmen verarbeitet im Auftrag von uns zwar auch personenbezogene Daten, jedoch ohne eigene Zwecke damit zu verfolgen oder die Daten an Dritte weiterzugeben. Die beim Webhost gehaltenen Mitgliederdaten sind die E-Mail-Adressen. Weitere personenbezogene Daten (Name, Spielergebnisse, Fotos und dergleichen) können eventuell in BLOG-Artikeln enthalten sein.

Darüber hinaus können o. g. personenbezogene Daten im Zusammenhang mit sportlichen Ereignissen und der Berichterstattung hierüber zur Veröffentlichung an die Fachverbände oder an Printmedien (z. B. Rheinische Post) übermittelt werden.

Alle Mitglieder können über eine Alias-E-Mail-Adresse (zurzeit „members@blau-weissmeer.de“) anonymisiert erreicht werden.

  1. Wo geben wir Daten an Dritte weiter?

Für die Mitglieder, die an Medenspielen oder sonstigen Wettkämpfen des DTB teilnehmen, leiten wir die notwendigen personenbezogenen Daten (z. B. für die Ausstellung eines Spielerpasses oder für die Anmeldung bei Turnieren) an den DTB bzw. an dessen Unterorganisationen weiter.

Für Mitglieder, die an einem Vereinstraining teilnehmen, geben wir personenbezogene Daten an den Trainer weiter, um diesem die Kontaktaufnahme, die Einteilung in geeignete Gruppen o. ä. zu ermöglichen. In diesem Fall geben wir folgende Daten weiter:

    • Name, Vorname
    • Geburtsdatum
    • Geschlecht
    • Telefonnummer
    • E-Mail

Die Bankdaten der Mitglieder werden mit Namen, Verwendungszweck und Forderungsbetrag an die Stadtsparkasse Mönchengladbach zum Zwecke des Lastschrifteinzuges weitergeleitet.

Mit Ausnahme des oben Genannten werden persönliche Daten von Mitgliedern nicht an Dritte weitergegeben.

 

  1. Vereinsinterne Turniere

Der Verein veranstaltet u. a. interne Turniere (Clubmeisterschaften). Dazu werden Anmeldelisten veröffentlicht, in die sich die Teilnehmer mit

    • Name
    • Vorname
    • Partner(in)
    • Telefonnummer   – ggf. E-Mail

Die Liste aller Teilnehmer mit den o. g. Daten wird auf den Informationsplattformen des Vereins veröffentlicht, damit die Mitglieder eine Möglichkeit der Kontaktaufnahme untereinander haben.

  1. Und wenn ich wissen will, welche Daten der Verein von mir gespeichert hat?

Jedes Mitglied hat das Recht auf Auskunft über personenbezogene Daten, die der Verein speichert. Möchte ein Mitglied wissen, welche Daten der Verein von ihm/ihr gespeichert hat, wendet es sich an den Vorstand.

             

  1. Und wenn ich mit der Erfassung und Nutzung meiner Daten wie hier beschrieben nicht einverstanden bin?

Sollte ein Mitglied mit den erfassten oder veröffentlichten personenbezogenen Daten nicht einverstanden sein, kann es sich beim Vorstand beschweren und die Korrektur oder Löschung der erfassten Daten verlangen.

Sofern das Löschen der Daten der Verfolgung des Vereinszwecks nicht entgegen spricht oder sofern das Löschen der Daten die Vereinsverwaltung und –führung nicht behindert oder unmöglich macht, wird der Vorstand dem Verlangen umgehend nachkommen.

Außerdem hat jedes Mitglied jederzeit das Recht, erteilte Einwilligungen zur Datenverarbeitung beim Vorstand zu widerrufen.

        Ferner hat jedes Mitglied das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde, der/dem

Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW
Kavallierstr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon         0211-38424-0
E-Mail           poststelle@ldi.nrw.de,

        zu beschweren.

  1. Und was ist mit Daten von Vorstandsmitgliedern und Funktionsträgern?

Von den Mitgliedern des Vorstandes und den Funktionsträgern (z. B. Mannschaftsführer/-innen) sind personenbezogene Daten auf unseren Informationsplattformen für Mitglieder und Dritte zugänglich. Dabei handelt es sich um

    • Name
    • Vorname
    • Funktion (z. B. Vorstand, Mannschaftsführer)
    • Telefonnummer
    • E-Mail-Adresse (falls notwendig)
    • Adresse (falls notwendig)

Darüber hinaus werden diese Daten an den DTB bzw. dessen Unterorganisationen weiter gegeben, der sie veröffentlicht, um eine Kontaktaufnahme durch Dritte zu ermöglichen.

        Beispiele sind:

    • Kontaktaufnahme mit dem Vorstand als dem offiziellen Vertreter des Vereins
      (Interesse an Mitgliedschaft; Info durch den Stadtsportbund)
    • Kontaktaufnahme einer fremden Mannschaft mit dem Mannschaftführer unserer Mannschaft im Rahmen der Medenspiele.

             

  1. Was ist mit Daten von Angestellten des Vereins?

Von den im Verein beschäftigten Personen sind nur personenbezogene Daten erfasst, die für die Beschäftigung erforderlich sind. Die Daten wurden bei der Einstellung vom Beschäftigten übermittelt, sind ihm also bekannt.

Die Daten werden an die zuständigen Stellen, z. B. die Minijobzentrale, weitergeben, um die Personen ordnungsgemäß beschäftigen zu können.

Von den Beschäftigten werden persönliche Daten zur Kontaktaufnahme durch die Mitglieder auf unseren Informationsplattformen veröffentlicht. Dabei handelt es sich um

    • Name
    • Vorname
    • Telefonnummer
    • E-Mail (falls notwendig)

Weitere Daten werden nicht veröffentlicht.

  1. Was passiert beim Vereinsaustritt bzw. bei der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses?

Tritt ein Mitglied aus dem Verein aus, so verbleiben folgende personenbezogene Daten in den Altdatenbeständen, da gesetzliche Regelungen eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren verlangen:

    • Name
    • Vorname
    • Geburtsdatum
    • Geschlecht
    • Beginn und Ende der Mitgliedschaft

Folgende Daten archivieren wir zum Zweck der Vereinschronik:

    • Name
    • Vorname
    • Mannschaftszugehörigkeit
    • sportliche Einsätze

Alle Daten werden nach dem Austritt nur noch eingeschränkt verwendet, z. B. durch die Veröffentlichung von Fotos und Namen im Foto-Jahrbuch der letzten Mitglieds-Saison oder in einer Vereinschronik.

Namen, Fotos etc., die auf unserer Vereins-Website zum Zeitpunkt des Vereinsaustritts bereits veröffentlicht waren, werden wir nur auf Wunsch des Mitglieds löschen.

Bankdaten werden mit dem Ende der Mitgliedschaft gelöscht soweit keine gegenseitigen Forderungen bestehen. Ansonsten erfolgt die Löschung der Bankdaten mit dem Ausgleich der Forderungen.

Bei der Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses mit einer/einem Angestellten werden die personenbezogenen Daten aufgrund gesetzlicher Vorgaben für weitere  10 Jahre gespeichert.

  1. Ist irgendetwas unklar?

Bei Fragen zu dieser Datenschutzordnung ist der Vorstand zu kontaktieren.

Diese Datenschutzordnung ersetzt die Datenschutzrichtlinie vom 1. Mai 2018 und tritt mit Veröffentlichung im Aushangkasten des Vereins in Kraft.

Mönchengladbach, den 1. August 2024

Für den Vorstand

Uwe Repschläger
1. Vorsitzender

Datenschutzordnung als PDF-Datei